Ở một số đơn vị kinh doanh, sẽ thành lập kho lưu trữ để thực hiện nhiều loại công việc lưu trữ tài liệu lưu trữ, chẳng hạn như luật sư lưu trữ tất cả các loại tài liệu lưu trữ, và hoặc các công ty xây dựng tất cả các loại bản vẽ xây dựng, bản vẽ quy hoạch, vật liệu, v.v. ít nhất trong doanh nghiệp sẽ cần phải lưu trữ nhiều loại văn bản hợp đồng. Những tài liệu này rất quan trọng, có thể dùng làm tài liệu tham khảo sau này, thậm chí còn có tác dụng pháp lý quan trọng.
Hầu hết tài liệu lưu trữ đều ở dạng giấy, ngoài thiệt hại về người, nguy cơ lớn nhất của tài liệu giấy là dễ bị ẩm nên công tác quản lý lưu trữ cần làm tốt công tác chống ẩm.
Ở phía Bắc, nơi tương đối khô hạn, sẽ ít bị thiệt hại do độ ẩm hơn. Tuy nhiên, ở khu vực phía Nam, độ ẩm quanh năm, khí hậu hàng năm quay trở lại, hoặc mùa mưa tháng 6, tháng 7, lượng mưa, không khí sẽ ẩm hơn, việc cất giữ tài liệu lưu trữ có mối đe dọa. Tài liệu lưu trữ khi bị ẩm sẽ dẫn đến chữ viết mờ và thậm chí bị mốc. Văn bản một khi sự cố có thể gây ra tổn thất đáng kể cho đơn vị kinh doanh.
Trên thực tế, công việc kiểm soát độ ẩm của phòng lưu trữ, từ địa điểm đã bắt đầu lên kế hoạch, sẽ chọn một phòng không khí tương đối cao, ít ẩm hơn. Thứ hai, lắp đặt các thiết bị thông gió, vì tính nhạy cảm của hồ sơ và tầm quan trọng của nhiều kho lưu trữ đã bị đóng cửa. Thiết bị thông gió có thể điều hòa không khí bên trong kho lưu trữ nhưng cũng có thể trong thời tiết nắng khi thông gió để giảm độ ẩm trong nhà.
Vị trí của kho lưu trữ được xác định bởi địa lý và khí hậu nên không thể tránh khỏi hoàn toàn vấn đề về độ ẩm. Thiết bị thông gió không thể kiểm soát hoàn toàn độ ẩm trong phòng lưu trữ, còn phải chịu những hạn chế về khí hậu bên ngoài mà còn tốn nhiều công sức hơn.
Ở nhiều đơn vị kinh doanh hiện nay đã được cấu hình trong kho lưu trữmáy hút ẩmSuy cho cùng, khu vực phía Nam có độ ẩm không khí rất cao, dù trời không mưa, độ ẩm không khí trong nhà cũng không được kiểm soát mà còn đủ để khiến các kho giấy bị ẩm mốc.
