ในบางหน่วยธุรกิจจะถูกจัดตั้งขึ้นในหอจดหมายเหตุเพื่อดำเนินการจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น ทนายความ เอกสารจดหมายเหตุทุกชนิด และหรือบริษัทก่อสร้างทุกชนิด แบบก่อสร้าง แบบวางแผน วัสดุ ฯลฯ ที่ น้อยที่สุดในองค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารสัญญาต่างๆ เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญมาก สามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในภายหลังได้ และแม้กระทั่งมีผลทางกฎหมายที่สำคัญด้วยซ้ำ
เอกสารเก็บถาวรส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบกระดาษ นอกเหนือจากความเสียหายจากมนุษย์แล้ว เอกสารที่เป็นกระดาษยังมีความเสี่ยงสูงสุดที่จะถูกความชื้นได้ง่าย ดังนั้นงานการจัดการเอกสารสำคัญจึงต้องป้องกันความชื้นได้ดี
ส่วนภาคเหนือซึ่งค่อนข้างแห้งจะเสียหายจากความชื้นน้อย อย่างไรก็ตามในภาคใต้ความชื้นยืนต้นทุกปีมีการกลับคืนสู่สภาพอากาศหรือฤดูฝนเดือนมิถุนายนและกรกฎาคมปริมาณน้ำฝนอากาศจะชื้นมากขึ้นการจัดเก็บหอจดหมายเหตุมีภัยคุกคาม เอกสารสำคัญเมื่อชื้น ส่งผลให้ลายมือไม่ชัด และแม้แต่เชื้อราก็เสียหาย เอกสารเมื่อเกิดปัญหาอาจทำให้หน่วยธุรกิจเสียหายอย่างมาก
ในความเป็นจริง งานควบคุมความชื้นในห้องเก็บเอกสารจากไซต์งานได้เริ่มวางแผนแล้ว จะเลือกห้องอากาศที่ค่อนข้างสูงและมีความชื้นน้อยกว่า ประการที่สอง ติดตั้งระบบระบายอากาศ ปิดความไวของไฟล์และความสำคัญของไฟล์เก็บถาวรจำนวนมาก อุปกรณ์ระบายอากาศสามารถควบคุมอากาศภายในหอจดหมายเหตุ แต่ยังอยู่ในสภาพอากาศที่มีแดดเมื่อมีการระบายอากาศเพื่อลดความชื้นในร่ม
ตำแหน่งของหอจดหมายเหตุนั้นขึ้นอยู่กับภูมิศาสตร์และสภาพอากาศ ดังนั้นจึงไม่สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเรื่องความชื้นได้อย่างสมบูรณ์ อุปกรณ์ระบายอากาศไม่สามารถควบคุมความชื้นในห้องเก็บเอกสารได้อย่างสมบูรณ์ และยังขึ้นอยู่กับข้อจำกัดด้านสภาพอากาศภายนอกด้วย แต่ยังต้องใช้แรงงานมากอีกด้วย
ขณะนี้ในหลายหน่วยธุรกิจได้รับการกำหนดค่าในไฟล์เก็บถาวรเครื่องลดความชื้นอย่างไรก็ตาม ความชื้นในอากาศทางตอนใต้นั้นสูงมากแม้ว่าฝนจะไม่ตกก็ตาม ความชื้นในอากาศภายในอาคารก็ไม่ได้ถูกควบคุม แต่ยังเพียงพอที่จะทำให้ที่เก็บกระดาษชื้นและขึ้นราได้
