ในสังคมยุคใหม่ เอกสารจำนวนมากถูกจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อความสะดวก อย่างไรก็ตาม หน่วยงานของรัฐหรือองค์กรและโรงเรียนบางแห่งยังคงใช้เอกสารกระดาษเพื่อบันทึกข้อมูลสำคัญ ภาพวาด และสร้างห้องข้อมูลและเอกสารสำคัญ ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานที่สำคัญและเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตัดสินใจของผู้นำ การจัดการงาน และกิจกรรมอื่นๆ ข้อมูลในห้องเก็บเอกสารมีความสำคัญ และไฟล์บางไฟล์มีการเผยแพร่มาเป็นเวลานานซึ่งมีค่ามากกว่า ดังนั้นงานบริหารจัดการจึงไม่ควรประมาท
งานการจัดการเอกสารสำคัญคือความชื้นในห้องเก็บเอกสารที่พิถีพิถันที่สุด เนื่องจากเอกสารสำคัญเป็นกระดาษ และกระดาษไม่ทนต่อความชื้นได้มาก มีการดูดซึมน้ำที่แข็งแกร่งมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารเก่าบางฉบับมีมากกว่านั้น หลังจากที่ความชื้นของกระดาษเป็น มีแนวโน้มที่จะเกิดโรคราน้ำค้างแล้วกัดกร่อนและร้ายแรงจะกินมอดส่งผลให้เอกสารสำคัญสูญเสียคุณค่าของการอ้างอิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฤดูฝน ฝนตกเพิ่มขึ้น อากาศชื้น หากห้องเก็บเอกสารไม่มีอุปกรณ์ป้องกันความชื้น ความเสียหายจากความชื้นในตู้เก็บเอกสารก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ กำจัดความชื้นในเอกสารสำคัญ การกำหนดค่าห้องเอกสารสำคัญเครื่องลดความชื้นเป็นการวัดในอุดมคติเครื่องลดความชื้น parkooเป็นอุปกรณ์ควบคุมอุณหภูมิและความชื้นแบบมืออาชีพการใช้ระบบแช่แข็งลดความชื้นเทคโนโลยี สามารถลดความชื้นในอากาศได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าห้องเก็บถาวรแห้งอยู่เสมอ ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการจัดเก็บของคลังเก็บ แต่ยังลบผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์ของอากาศชื้นและอันตราย เพื่อให้แน่ใจว่าคลังเก็บสามารถจัดเก็บอย่างสงบสุข จะไม่ถูก ริ้วรอยแห่งวัย ลายลายมือจะไม่เบลอ
