في بعض وحدات الأعمال، سيتم إنشاء أرشيفات لتنفيذ مجموعة متنوعة من تخزين المستندات الأرشيفية، مثل المحامين جميع أنواع المستندات الأرشيفية، و/أو شركات البناء جميع أنواع رسومات البناء ورسومات التخطيط والمواد وما إلى ذلك، في الأقل في المؤسسة سوف تحتاج إلى تخزين مجموعة متنوعة من وثائق العقد. هذه الوثائق مهمة جدًا، ويمكن استخدامها كمرجع لاحقًا، بل ولها تأثير قانوني مهم.
معظم وثائق الأرشيف موجودة في شكل ورقي، بالإضافة إلى الأضرار البشرية، فإن الخطر الأكبر للمستندات الورقية هو سهولة الرطوبة، لذلك يحتاج عمل إدارة الأرشيف إلى القيام بعمل جيد لمنع الرطوبة.
في الشمال، حيث يكون الطقس جافًا نسبيًا، ستكون الأضرار الناجمة عن الرطوبة أقل. ومع ذلك، في المنطقة الجنوبية، هناك رطوبة دائمة، كل عام، هناك عودة إلى المناخ، أو موسم الأمطار في يونيو ويوليو، وهطول الأمطار، وسيكون الهواء أكثر رطوبة، وتخزين المحفوظات هناك تهديد. عندما تصبح المستندات الأرشيفية رطبة، مما يؤدي إلى الكتابة اليدوية غير الواضحة، وحتى تلف العفن. المستندات بمجرد حدوث المشكلة قد تسبب خسائر كبيرة لوحدة الأعمال.
في الواقع، أعمال التحكم في رطوبة غرفة الأرشيف، من الموقع الذي بدأ التخطيط له، ستختار غرفة هواء مرتفعة نسبيًا وأقل رطوبة. ثانياً، تركيب مرافق تهوية، نظراً لحساسية الملف وأهمية إغلاق العديد من الأرشيفات. يمكن لمعدات التهوية تنظيم الهواء داخل الأرشيف، ولكن أيضًا في الطقس المشمس عندما تقلل التهوية من الرطوبة الداخلية.
يتم تحديد موقع الأرشيف حسب الجغرافيا والمناخ، لذلك لا يمكن تجنب مشكلة الرطوبة تمامًا. لا تستطيع معدات التهوية التحكم بشكل كامل في الرطوبة في غرفة الأرشيف، فهي تخضع أيضًا لقيود مناخية خارجية، ولكنها أيضًا تتطلب عمالة كثيفة.
يتم الآن تكوين العديد من وحدات الأعمال في الأرشيفمزيل الرطوبةبعد كل شيء، المنطقة الجنوبية من رطوبة الهواء مرتفعة جدًا، حتى لو لم تمطر، لا يتم التحكم في رطوبة الهواء الداخلي، ولكنها أيضًا كافية لجعل المحفوظات الورقية رطبة ومتعفنة.
